Guide pour la préparation de communications

Rédigé par Ian Colquhoun, Loren Vanderlinden, Jennifer Thompson et Paul Vasey, 2000

L’Association canadienne d’anthropologie physique (ACAP) est l’organisme professionnel des anthropologues physiques du Canada. Les étudiants ont toujours constitué une part importante de nos membres, et les réunions de l’ACAP sont devenues pour eux un lieu privilégié pour faire leurs débuts dans la présentation orale ou par affiches. Il ne fait aucun doute que la participation aux conférences universitaires représente un important rite de passage pour les étudiants et ce document a pour objectif, non seulement d’aider ceux qui évalueront à l’avenir les communications étudiantes, mais aussi de servir de référence pratique à ceux, parmi les étudiants, qui présentent une communication pour la première fois, ou qui réitèrent l’expérience. Les communications étudiantes seront évaluées à partir des trois critères suivants :

Le résumé : Les éléments essentiels de la communication ont-ils été soulignés dans le format prescrit ?

L’étude : Le problème de recherche est-il clairement articulé ? Y a-t-il eu suffisamment d’attention portée à l’originalité et à la signification de l’étude, et à la justesse des méthodes utilisées dans cette recherche ?

La présentation : La présentation est-elle bien construite et concise, laissant suffisamment de temps à la période de questions ? La présentation orale a-t-elle été prononcée de manière articulée et modérée ? Les images l’accompagnant ont-elles efficacement complété la présentation orale ? L’étude répond-elle effectivement aux questions posées ?

RÉDIGER VOTRE RÉSUMÉ

Un résumé parfaitement construit pourra véhiculer l’importance de votre recherche d’une manière concise et logique. Par sa publication dans le programme de la conférence ainsi que dans le Bulletin de l’ACAP, il constituera une attestation de votre participation à la conférence et attirera l’intérêt de vos évaluateurs et de vos collègues, dont beaucoup n’assisteront peut-être pas à la conférence elle-même. En théorie, vous devriez d’abord rédiger votre résumé, l’utiliser comme base pour écrire votre communication, et enfin réviser votre résumé avant de le soumettre. Bien que cet ordre ne soit pas immuable, vous devez vous assurer que, si vous soumettez votre résumé avant de rédiger votre communication, vos résultats de recherche et vos conclusions coïncident avec ces données qui ont été soumises au préalable. Puisque le résumé est un synopsis de l’étude originale, il devrait mentionner le problème de recherche, l’information et les méthodes utilisées pour résoudre ce problème et vos conclusions. Le résumé ne doit présenter que les points essentiels sans excéder une longueur de 350 mots ; il faut éviter d’employer un vocabulaire trop technique et de citer des références. Si le résumé constitue la synthèse de l’information d’une présentation par affiches, cela devrait être clairement mentionné dans le résumé lui-même. Enfin, relisez-vous, relisez-vous, relisez-vous ! En général, les organisateurs de l’ACAP préfèrent que les résumés leur soient soumis par courriel, mais cependant, veuillez consulter le site Internet pour vérifier ce que préfèrent les différents comités organisateurs locaux.

COMMUNIQUER L'ESSENTIEL

L’une des forces de l’ACAP est que, étant donné la taille de notre réunion annuelle, les organisateurs n’ont pas à programmer différentes sessions en même temps. Par conséquent, tous ceux qui participent à la réunion ont la possibilité d’assister à toutes les séances. Tandis que cela permet aux anthropologues physiques de différentes sous-disciplines d’assister à la présentation du travail de chacun, cela crée aussi un défi pour celui/celle qui présente. Chaque personne présentant une communication orale s’adresse à des collègues qui ne font pas forcément partie de son domaine de spécialisation ; il est donc important de mentionner, de manière concise : (a) en quoi cette recherche est originale ; (b) pourquoi elle est importante ; et (c) quelles méthodes ont été employées et pour quelle raison elles étaient les plus appropriées. Vous, en tant que présentateur, devez veiller à ce que les méthodes ne deviennent pas le sujet de la présentation. Bien que l’on puisse raisonnablement s’attendre à ce que les auditeurs aient une bonne connaissance de base des méthodes, une présentation pleine de jargon visant principalement les spécialistes du même domaine ne fera que contrarier et impatienter les autres personnes de l’assistance. En prêtant attention à ces détails et en précisant aux auditeurs le « contexte de recherche » de votre étude, les résultats que vous leur communiquerez auront d’autant plus d’impact. Souvenez-vous que ce que vous voulez réellement communiquer, ce sont vos résultats de recherche et les conclusions que vous en tirez.

CONSEILS DE PRÉSENTATION

« Parlez doucement, parlez lentement et n’en dites pas trop ». (John Wayne)

Il est important de vous rappeler que les personnes qui vous écoutent peuvent être fatiguées, avoir faim, soif, chaud, avoir des fourmis dans les jambes ou être de mauvaise humeur. Cela signifie que tout le monde a une capacité d’attention limitée. Par conséquent, c’est à vous de leur faciliter autant que possible l’écoute et la compréhension. Cela peut se faire par :

(i) L’organisation : Par dessus tout, SVP respectez les durées imparties de la session. Pour une durée de quinze minutes, votre présentation ne devrait pas prendre plus de douze ou treize minutes, en laissant quelques minutes pour des questions. Par écrit, cela représente environ huit pages à double interligne (en 10 points), moins si vous présentez des diapositives ou des transparents. Votre président de session vous signalera le moment où il restera deux minutes à votre temps imparti. Le meilleur moyen de vous assurer que vous ne dépassez pas votre temps est de RÉPÉTER votre présentation et de vous minuter. Répétez devant un ami, votre directeur de thèse et/ou d’autres étudiants gradués afin qu’ils vous fassent des commentaires sur le style de votre présentation. Cela paraît relever du simple bon sens, mais vous seriez étonné de savoir combien de bonnes communications échouent parce que le présentateur n’a pas tenu compte de ces conseils. Cela nous amène à un autre truc éprouvé dans le domaine : faire « court et simple » (approche KISS en anglais – Keep It Short and Simple). Bref, n’essayez pas d’en dire trop. Choisissez uniquement quelques points clés dont vous allez faire part à votre public, et gardez les détails pour : a) l’article que vous rédigez pour le soumettre à une revue savante ; b) en faire part à vos collègues du même domaine de recherche ; c) le moment de l’apéritif au banquet de l’ACAP ; ou d) votre thèse. Une fois que vous aurez décidé quels aspects de votre recherche mettre en valeur, préparez votre présentation en utilisant le conseil qu’on nous a donné à tous, à un moment ou à un autre : « Dites-nous de quoi vous allez parler, parlez-en, et dites-nous de quoi vous venez de parler ».

ii) Prononcer la communication : Ne vous occupez pas du fait que la peur la plus répandue est celle de parler en public. Prononcer une communication ne devrait pas être une situation stressante. Vous ne le croirez peut-être pas, mais même vos professeurs et vos collègues les plus aguerris ont encore le trac avant une présentation ! L’un de nos professeurs nous disait : « Mettez la peur à vos pieds ! » Vous pouvez vous sentir plus sûr de vous en rédigeant intégralement votre présentation, avec phrases entières et paragraphes. Bien que cela soit un bon moyen de se préparer et de répéter pour convenir à la durée impartie, il n’est pas toujours facile pour les auditeurs de suivre une communication entièrement lue, aussi résistez à la tentation de lire votre texte directement. Si vous avez suffisamment répété, vous ne devriez pas avoir besoin de vous reposer sur vos pages écrites et vous ne devriez pas être perdu s’il vous arrivait de perdre le fil des pages (il peut être judicieux d’AGRAFER vos pages écrites pour qu’elles restent dans le bon ordre). Lire signifie également que vous vous adressez moins directement au public. La prononciation d’une communication constitue une partie très importante des critères d’évaluation. Il est essentiel de conserver l’intérêt de vos auditeurs en vous adressant à eux directement, en établissant un contact visuel (qui les empêche de se mettre à rêvasser) et en étant dynamique. Le conseil de John Wayne est avisé ; mais cependant, lors d’une présentation, on doit parler d’une voix claire et forte. Essayez de ralentir le rythme (on se précipite par manque de répétition, et les auditeurs peuvent être contrariés de cette précipitation).

iii) Compléments visuels : Les illustrations constituent une partie importante de la plupart des communications orales. Bien que les présentations PowerPoint soient devenues très courantes, il peut valoir la peine de préparer des diapositives ou des transparents bien nets. Il est clair que les illustrations donnent à votre public un point sur lequel se fixer pendant que vous parlez et, lorsqu’elles sont convenablement employées, elles peuvent s’avérer très utiles pour bien communiquer vos points essentiels. Mais de bonnes illustrations exigent une préparation. Faites attention aux détails techniques, comme vous assurer que le contraste est bon, que les images ne sont ni trop sombres ni trop confuses et que les caractères sont lisibles [N.B. – les images projetées doivent être clairement visibles depuis le fond de la salle]. Dans le doute, utilisez l’approche « court et simple ». Devant un défilement infini de diapositives de tableaux compliqués, de chiffres ou de statistiques, le public sera accablé ou s’endormira. Une remarque à propos des textes figurant sur les diapositives – il n’est pas nécessaire de les lire. Le public peut aisément le faire tout en écoutant le présentateur.

Nous espérons que ces conseils vous aideront à comprendre ce qui fait une bonne communication, et qu’ils vous permettront finalement de vivre une expérience précieuse et gratifiante.